包头市工商业联合会（总商会）

机关公文处理办法

第一章  总 则

第一条  根据《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发<党政机关公文处理工作条例>的通知》（中办发〔2012〕14号）、《内蒙古自治区工商业联合会公文处理办法》（内联发〔2016〕1号），结合本会实际，制定本办法。

第二条  机关公文是机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书。

第三条  机关公文处理是指公文拟制、办理、管理等一系列互相关联、衔接有序的工作。

第四条  机关公文处理应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第五条  各部室、二级单位应当高度重视公文处理工作，严格遵守本办法。

第六条  办公室主管公文处理工作，并对机关的公文处理工作进行业务指导和督促检查。各部室、二级单位应当由专人负责本部室公文管理工作。

第七条  要加强业务知识培训，学习掌握公文处理知识，提高公文处理能力。机关工作人员应当忠于职守，具备相关专业知识。

第二章  公文种类

第八条  本会机关公文种类主要有：决议、决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

第九条  决议，适用于会议讨论通过的重大决策事项。

第十条  决定，适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定属下行文。

第十一条  公告，适用于宣布重要事项或者法定事项。公告应当公开发布，无主送、抄送。

第十二条 通告，适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事务性事项。通告面向社会并具有一定的约束力，可采用张贴或媒体刊播的形式公布，无主送、抄送。

第十三条  意见，适用于对重要问题提出见解和处理办法。意见一般分为参考建议性意见、表明意向性意见、工作指导性意见。意见可以用于上行文、下行文和平行文。

第十四条  通知，适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。通知一般分为指示性通知、发布和转发性通知、事务性通知和知照性通知。通知主要是上级机关对下级机关行文时使用，属下行文；向有关单位知照某些事项时，也可作平行文使用。

第十五条  通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神和告知重要情况。通报分为表扬性通报、批评性通报和情况通报。通报属下行文。

第十六条  报告，适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关询问。报告根据内容分为综合性报告和专题性报告。报告属上行文。

第十七条  请示，适用于向上级机关请求指示、批准。请示一般分为政策性请示、问题性请示和事务性请示。请示属上行文。

第十八条  批复，适用于答复下级机关的请示事项。批复一般分为政策性批复、问题性批复和事务性批复。批复属于下行文。批复下级机关的请示时，必须明确表态。若予否定，应写明理由。批复一般只送请示单位，若批复的事项需有关单位执行或者周知，可抄送有关单位。若请示的问题具有普遍性，可使用“通知”或者其他文种行文，不再单独批复请示单位。

第十九条  函，适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。函分为商洽函、询问函、请求批准函、答复函、告知函。函属平行文，有隶属关系的上下级机关不得使用函。请求批准函仅用于向平级机关或有关主管部门请求批准相关事项。

第二十条  纪要，适用于记载会议情况和议定事项。本会会议纪要分为代表大会会议纪要、执委会议纪要、常委会议纪要、党组会议纪要、主席（会长）办公会议纪要和会务会议纪要。

第三章  公文格式

第二十一条  本会机关公文一般由密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附件、抄送机关、印发日期、页码等组成。

第二十二条  密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。密级和保密期限一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行，标注为“密级★保密期限”。保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

   第二十三条  紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”。公文的紧急程度一般用3号黑体字，顶格编排在公文首页版心左上角。如需同时标注密级和保密期限、紧急程度，按照密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

紧急公文中的“特急”是指：内容重要并特别紧急，已临近规定的办结时限，需特别优先传递处理的公文。“加急”是指：内容重要并紧急，需打破工作常规，优先传递处理的公文。

第二十四条  发文机关标志。发文机关标志用蒙汉两种文字，蒙文在上、汉文在下。发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。需要同时标注联合发文机关名称的，一般应使主办机关名称在前，如有“文件”二字置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。如联合发文机关过多，应将发文机关字号缩小，行距缩小，直至保证公文首页必须显示正文。

第二十五条  发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成，编排在发文机关标志下空二行位置，一般情况居中排布，使用小2号仿宋体。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔 〕”标注；发文顺序号不加“第”字，在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。发文字号之下4mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

（一）中共包头市工商业联合会党组公文发文字号包括：

1.包工商联党报〔公元年份〕X号。适用于党组上行文。

2.包工商联党发〔公元年份〕X号。适用于党组下行文。

3.包工商联党字〔公元年份〕X号。适用于党组平行文或公函发文。

（二）包头市工商业联合会公文发文字号包括：

1.包工商联报〔公元年份〕X号。适用于上行文。

2.包工商联发〔公元年份〕X号。适用于下行文。

3.包工商联函〔公元年份〕X号。适用于公函发文。

4.包工商联机党字〔公元年份〕X号。适用于机关党支部发文。

5.包工商联机工字〔公元年份〕X号。适用于机关工会发文。

（三）包头市总商会公文发文字号包括：

1.包总商会字〔公元年份〕X号。适用于平行文、下行文。

2.包总商会函〔公元年份〕X号。适用于公函发文。

（四）包头市工商业联合会（总商会）便函。适用于：商洽工作，通报和汇报有关情况，询问和答复一般事务性问题。根据工作需要，在规定的职权范围内，向上、下级工商联机关行非正式公文时使用便函。机关各部室、二级单位也可根据工作需要使用便函。便函不得设定行政许可、行政审批、行政处罚、行政强制以及其他不得由便函设定的事项。

第二十六条  签发人。上行文应当标注签发人姓名。签发人由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，与发文字号平行，编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字标注。

第二十七条  标题。由发文机关名称、发文事由和文种组成，应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法律、法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

转发公文，标题一般为：本机关名称＋转发＋被转发文件的标题＋的通知；被转发文件的文种是“通知”的，转发时不再加“的通知”；多层转发的，根据主要事由自拟标题，但标题中应含“转发”字样；不得以被转发文件的发文字号作为标题。

标题一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整、排列对称、长短适宜、间距恰当，标题排列应使用梯形或菱形。

第二十八条  主送机关。公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。应当使用3号楷体，编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。

在主送和抄送中，名称应当使用全称，不得使用简称。

上行文，主送机关原则上只有一个，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。正式公文一般不得主送领导者个人。

第二十九条  正文。公文的主体，用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文，使用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。正文的开头、结尾、层次和段落的书面标志要鲜明，正文中的数字、年份不能回行。正文中结构层次序数依次可以用“一、”“（一）”“1．”“（1）”标注；标题一般第一层用3号黑体字、第二层用3号楷体字、第三层和第四层用3号仿宋体字标注。规范性文件的结构层次序数可视需要分为章、条、款、项、目。

第三十条  附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件，在正文下空一行左空二字位置用3号仿宋体编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.×××”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应与上行附件名称的首字对齐。

正文标题中已经标明所印发、转发的公文标题或主要内容的，文末不再将所印发或转发的公文列为附件。

第三十一条  发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，用3号仿宋体，居右排，后空2个字，上空1行。联合行文时，应将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位置。

第三十二条  成文日期。签署会议通过或者发文机关负责人签发日期。联合行文时，署最后签发机关负责人的签发日期。

成文日期一般右空四字编排于发文机关署名之下，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并增加发文机关署名右空字数。用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称。

第三十三条  印章。公文中除会议纪要外，有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章用红色，不得出现空白印章。

单一机关行文时，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。

联合行文时，应使印章与各发文机关署名一一对应，端正居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应上距正文（或附件说明）一行之内。

公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时，应当对行距、字距进行调整。

第三十四条  附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，其后不加全角冒号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

第三十五条  抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用全称、规范化简称或者同类型机关统称。

抄送机关按上级机关、平级机关、下级机关次序排列；标注抄送机关时，要分门别类，由大到小，一一写出，类间用逗号，类内用顿号。向下级机关或者本系统的重要行文，应当抄送直接上级机关；上行文不得抄送下级机关。

抄送机关应当根据工作需要确定，不得随意扩大范围。

抄送机关编排在公文最后一页的下方位置，一般用4号仿宋体字，在印发部门和印发日期之上一行、左右各空一字编排，“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

第三十六条  印发部门和印发日期。一般用4号仿宋字，编排在末条分隔线之上，印发部门左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，后加“印发”二字。

第三十七条  页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条4号一字线；一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。

第三十八条  排版方式。汉文从左向右横排，蒙文从左至右竖排。

一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心，特定情况可以作适当调整。

如无特殊说明，公文格式各要素的字体和字号一用3号

仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

页边距：上3.5cm，下3.5cm，左2.8cm，右2.6cm

第三十九条  公文的版记一般包括两个要素：抄送机关，印发部门名称和印发日期。

版记位于文件末页版心的最后一行。如果版记页和前面的一页都没有正文，则版记页不标页码。

第四十条  纪要格式。纪要由标志、编号、纪要事项、出席人、请假人、列席人、签发人、分送单位等部分组成。 

纪要标志由“×××纪要”组成，上边缘至版心上边缘为35mm，使用红色小标宋体字。

标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文（或附件说明）下空一行左空二字编排“出席”两字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将“出席”两字改为为“请假”或“列席”外，编排方法同出席人员名单。

纪要格式可以根据实际制定。纪要不加盖印章。

第四章  行文规则

第四十一条  行文应确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第四十二条  应当根据隶属关系和工作需要，在职权范围内行文。涉及其他单位职权范围的，应当会签有关单位或者联合行文。

第四十三条  向上级机关行文时，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级机关；根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不得抄送下级机关。一般不得越级行文。

（二）请示必须在事前，应当一文一事，不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。正文末应当有请示语，在公文附注处注明联系人的姓名和电话。

（三）除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。

第四十四条  向下级机关行文，应当遵循主送受理机关，根据需要抄送相关机关。重要行文应当同时抄送发文机关的直接上级机关。

第四十五条  本会与同级机关之间，必要时可联合行文。联合行文应当明确主办单位。

第四十六条  机关办公室根据授权可以代表本级机关行文。

第四十七条  党的组织和行政机关的发文机关标志、发文字号和印章不得混用。

第五章  公文拟制

第四十八条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第四十九条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接；

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行；

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼；

（四）文种正确，格式规范；

（五）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草部室必须征求相关部门意见，力求达成一致；

（六）机关负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第五十条  向下级布置工作或下达任务的紧急公文，应当在文中明确合理的时限要求。

第五十一条  对外单位主办的联合行文和外单位来会签的公文，应当由秘书长提出拟办意见交有关部室办理。

第五十二条  需要发文的事项，由工作责任部室起草发文草稿，填写“包头市工商联（总商会）发文稿纸”，部室负责人签署意见送办公室审核，办公室审核后报秘书长，秘书长依据签发权限核报签发人，签发人签发后报办公室登记并编文号。 

发文件如遇急件，审批人或签发人不能及时签发，可电话请示审批人或签发人同意后先办理，后补签。

第五十三条  经办公室初审不宜发文的公文文稿，应当退回起草部室并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草部室修改后重新报送。

第五十四条  以本会名义的发文由主席签发或授权副主席签发；党建、人事、外事发文由党组书记签发或授权党组成员签发；会议纪要由会议主持人签发。拟稿人不得签发自己草拟的公文。

第五十五条  签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期。联合发文由所有联署机关的负责人会签。

第五十六条  未经办公室审核的公文，不予签发。文稿核准签发后即为定稿，未经签发人同意，不得改动。签发公文应当符合存档要求。不得使用圆珠油笔和铅笔，不得使用蓝黑色和黑色以外其他颜色的墨水。

第六章  发文办理

第五十七条  发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括复核、编号、校对、印制、用印、登记、封发等程序。 

第五十八条  办公室编排文号应当连续编排。编号后取消发文的，原文号重新使用；跨年度取消发文的，原文号不再使用。

第五十九条  对已签发公文，由办公室按照规定的标准格式统一印制。

（一）印制文件以负责人签发的原稿为依据，不得改动。

（二）公文制版应当版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1mm。

（三）公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4mm。骑马订或平订的公文应当：

1.订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处，允许误差±4mm；

2.无坏钉、漏钉，钉脚平伏牢固；

3.骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与收脊间的距离为3mm～5mm；

4.包本装订公文的封皮（封面、书脊、封底）与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

（四）涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

第六十条  印制成正式文本的公文，由秘书长负责核对并统一加盖印章。

第六十一条  涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递，符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

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第七章  收文办理

第六十二条  收文办理指对收到公文的处理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、传阅、催办、答复等程序。

第六十三条  签收。送达本会机关的外来公文由办公室负责统一签收，并负责一般性外来文件、信件的签收、登记、分发。同时，建立收文登记簿，对外来文件一律进行登记。凡注明收文部室或收件人姓名的，可直接分送各有关部室；凡给会领导的来文注明“亲启”类字样的，要交收件人本人或指定人员收启，没有注明的，统一由办公室办理。

第六十四条  登记。签收后的公文由办公室负责收文的工作人员填写“包头市工商业联合会（总商会）文件阅办单”，并统一登记。登记内容包括收文编号、日期、来文单位、标题、文号、密级、紧急程度、附件、处理情况等。其他部室和会领导自行收到的公文，除绝密件、特急件等外，应送办公室登记后再办理。

第六十五条  拟办。登记后的公文及时送达秘书长，秘书长提出拟办意见，注请会领导阅示或有关部室办理。由两个以上部室承办的来文要注明建议主办部室，呈请分管领导或机关负责人批准后分发。紧急公文应当注明办理时限，及时上报。

第六十六条  承办。经会领导、秘书长签署意见的文件应及时送达承办部室或承办人员。承办部室或承办人员收到交办的公文后要按照来文要求及时办理。紧急公文应当按时限要求优先办理，确有困难的，应当及时向交办部门说明。对不属于本会职权范围或者不宜由本会办理的，应当及时退回交办部门并说明理由。凡涉及其他部室业务的事项，主办部室要主动与有关部室协商办理。

第六十七条  送会领导阅示的公文，应在会领导阅示后，退回办公室。

第六十八条  督办。经机关负责人批示或者交有关部室办理的公文，办公室要负责督查催办。承办部室应主动将承办意见和办理情况反馈给办公室。督办贯穿于公文处理的各个环节。紧急公文应当跟踪督查催办，重要公文应当重点督查催办，一般公文应当定期督查催办，并随时或定期向有关会领导反馈办理情况。

                   第八章  公文归档

第六十九条  相关部室公文办理完毕后，应及时交办公室归档。

第七十条  公文归档管理、销毁，应当按我会档案管理工作制度要求办理。

第九章  附 则

第七十一条  专业文书、执法文书按有关规定处理。

第七十二条  本办法由本会办公室负责解释。

第七十三条  本办法自印发之日起执行。此前有关公文处理的规定与本办法不一致的以本办法为准。

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